PLAN DE COMUNICACIÓN
La necesidad
que tiene un Centro educativo de mantener una relación fluida con su entorno y
con la comunidad de la que forma parte, convierten la comunicación externa en
una actividad necesaria para transmitir sus valores y la filosofía de la
organización, pero también para establecer un flujo de información que va a
servir de nexo entre la entidad y su base de usuarios.
Por eso, hay
que saber definir los objetivos de la comunicación externa, en base al papel
que juega esta actividad estratégica, pero también conociendo los medios y la
absoluta necesidad de diseñar un plan de comunicación que defina las líneas
maestras por las que se desarrollarán las acciones concretas.
En qué
consiste la comunicación externa
La
comunicación externa es una de las principales herramientas de proyección con
las que cuenta el centro a la hora de transmitir sus valores, su filosofía y la
misión por la que lleva a cabo su actividad. Es decir, se trata de la forma que
tiene como organización de comunicarse con su entorno y hacerle partícipe de
sus inquietudes y de su razón de ser, a la vez que trata de establecer unos
canales de recepción de feedback.
Debemos
pensar que la importancia de la comunicación es inmensa, sobre todo en el
momento actual donde el acceso a la información de nuestro público ha variado.
Por eso, la relación del centro con su entorno y la capacidad para externalizar
sus valores y el porqué de su existencia, se traducirá en una aceptación por
parte del entorno.
Funciones
Las
funciones de la comunicación externa son, principalmente, las relativas al
envío de información a todo el entorno de la empresa, pero al mismo tiempo
también de búsqueda de la información necesaria. Con este intercambio de
información, logramos que fluya en la dirección que nos conviene, consiguiendo
que se extiendan el mensaje y los contenidos que nos interesan.
Esto supone
que la comunicación con el entorno debe obedecer a unas directrices previas y a
unos objetivos prefijados ya que se trata de una acción estratégica. De esta
forma, vamos a trabajar la comunicación de manera que se alcancen estas metas.
Pero, ¿qué metas u objetivos son esos?
Objetivos
Entre los
principales objetivos de la comunicación externa, hay que pensar que más allá
de la transmisión de la filosofía y de los valores y la misión de la entidad,
está la de alcanzar metas más concretas, como pueden ser:
- Mejorar la valoración por parte del entorno cercano y consolidar su imagen dentro de la comunidad. Hay que pensar que el conocimiento de nuestras actividades que tienen los miembros del barrio o población de influencia.
- Aumentar la implicación de nuestra comunidad(padres, profesores, alumnos y otros entes) de influencia con el centro.
- Aprovechar los canales que las nuevas tecnologías aportan y crear una comunidad en la web.
Los canales
que se pueden utilizar para conseguir los objetivos anteriormente citados
son muchos y variados dependiendo del grupo a que dirijamos y del nivel de
confidencialidad que queramos, aspecto muy importante y que debemos tener el
cuenta. Todos los centros de mi comunidad disponen de una página web en que se
publican todos los aspectos interesantes del centro que el entorno debe
conocer, así como links a diferentes blog de profesores y alumnos. Por otra
parte disponemos de la plataforma rayuela que es un excelente vehículo para la
comunicación con toda la comunidad (padres, profesores y alumnos).
El
planteamiento desde mi punto de vista sería potenciar estas herramientas que ya
disponemos y hacer un uso adecuado de las mismas, ya que en muchos casos están
infrautilizadas y no siempre actualizadas.
La
estrategia y el diseño de un plan de comunicación externa son las que van a
dirigir nuestros pasos y las acciones para alcanzar los objetivos al establecer
un flujo de comunicación con su entorno. Se trata, por tanto, de una función
táctica y estratégica que no debe desarrollarse a base de acciones aisladas,
sino que debe seguir los parámetros de una planificación previa donde los pasos
se encaminen hacia la consecución de unos objetivos previstos.
Hay que
pensar que en la comunicación externa no solo interviene el mensaje que la
propia entidad externaliza, su entorno y la percepción que se tiene de ella son
también determinantes. Por eso, la importancia de una previsión de todos estos
factores de influencia ayuda a diseñar un plan de comunicación capaz de cumplir
los objetivos.
Por tanto,
el plan de comunicación externa requiere que se marquen unos objetivos y se
formulen unas estrategias de desarrollo en las que se establezcan las acciones
a llevar a cabo. Buscando la fluidez del mensaje, el diseño del plan de
comunicación con las acciones y los objetivos asegura una coherencia
absolutamente necesaria.
En relación al contenido nos vamos a
centrar en fomentar y actualizar
los recursos de los que ya disponemos el centro ya cuenta con una página web
pero lo que debemos cuidar que esté permanentemente actualizada, en la que se
incluirá toda la información general del centro educativo, además de todas las
noticias que se vayan desarrollando diariamente: excursiones, concursos,
fiestas y, en general, todo tipo de actividades extraescolares.
Por otro lado, como ya se ha comentado al disponer de la
plataforma Rayuela se intentará que las
comunicaciones fluyan de manera adecuada por toda la comunidad educativa:
equipo directivo, profesorado, alumnado y familias.
Rayuela es la Plataforma Integral Educativa
de la Consejería de Educación de la Junta de Extremadura, diseñada para
facilitar la gestión académica y administrativa de los centros educativos,
tanto desde los propios centros como desde la Consejería. Además, dispone de
servicios de seguimiento del proceso educativo del alumnado para las familias y
los profesores. Y todo ello a través de internet, para que el acceso pueda
hacerse en cualquier lugar y momento, y facilite los procesos de
teletramitación disponibles en el sistema.
Por último, se crearán blogs educativo por
parte del profesorado y blogs realizados por los alumnos. Además sería
conveniente la creación el fomento de los proyectos BYOD.
En todos estos contenidos debemos ser especialmente cuidadoso
con la protección de los menores de edad, en especial con la protección de su
imagen y de sus datos personales.
El principal
límite que tenemos que tener en cuenta a la hora de elaborar la estrategia de
comunicación en lo relativo a la protección de los datos personales.
Los contenidos
serán variados, unos estarán centrados en el aprendizaje de los alumnos (recursos,
videos, enlaces de interés) y otro más
orientado a la comunidad externa o las familias, (Tutorías, salidas
extraescolares, formas de participación, convocatorias…)
Algunos
ejemplos de contenidos:
CONTENIDO
|
FORMATO
|
TONO
|
Programa Semana Cultural
|
Documento
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Incentivador
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Día del Centro
|
Video
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Motivador
|
Calendario de Exámenes
|
PDF
|
Neutro Informativo
|
Recogida de Alimentos
|
Post
|
Motivador
|
Fotos Excursión
|
Presentación
|
Informal
|
La temporalización o cronograma se
llevará a cabo de la siguiente manera:
Durante el primer mes o dos
primeros meses se llevarán a cabo las
acciones informativas para dar a conocer el plan, el BYOD con sus normas:
¿Es necesario poner algunas normas? aquí va mi
propuesta:
- Será el profesor el que decidirá cómo, cuándo y de qué manera se utilizan los equipos personales. El no cumplimiento de esta norma llevará aparejado un parte de incidencia Leve.
- Ni el profesor, ni el centro se harán cargo de la reparación o mantenimiento de los equipos.
- El centro no se hará cargo, ni investigará los daños o sustracciones de equipos, cada alumno deberá hacerse responsable del suyo.
- Está terminantemente prohibido realizar filmaciones a ningún miembro del centro educativo, su incumplimiento llevara aparejada falta muy grave y expulsión directa de 3 días.
- La publicación o difusión de material en el que aparezcan menores está penado por ley, serán los padres o responsables legales los que asumirán las consecuencias legales, eximiéndose el centro de cualquier responsabilidad.
Sería conveniente también llevar a cabo alguna
acción formativa con padres y alumnos para la correcta utilización de Rayuela y
facilitar las claves a los padres, ya que a través de esta plataforma Las familias
en todo momento estarán informadas de
las faltas de asistencia de sus hijos, las calificaciones y cualquier otro tipo
de novedades que vayan surgiendo a lo largo del curso escolar.
Diariamente se revisará la página Web del
centro con el objetivo de que siempre esté actualizada y las novedades se
publiquen a diario.
Además, cada profesor será el encargado de
actualizar su blog.
El responsable de este
Proyecto debe ser una persona cualificada en las nuevas tecnologías, así como
involucrada en la vida del Centro.
Puede ser el responsable TIC o cualquier otra persona voluntaria para la
realización de estas labores.
El Centro debe proporcionar los recursos tanto materiales como
personales necesarios para poder llevar a cabo el proyecto de comunicación.
Los recursos personales necesarios son disponer de
horas de atención a la publicación de los servicios web del centro mediante
asignación al coordinador TIC para la publicación en todos los servicios web. Se
precisa además una comunicación entre el Equipo Directivo y el coordinador TIC
para la divulgación de toda la información que llegue al centro y que por tanto
es susceptible de comunicar de forma externa.
En lo que hace referencia a los recursos materiales
los equipos informáticos del centro del centro y la ayuda del técnico
informático del centro en caso de avería
son suficientes.