PLAN DE COMUNICACIÓN

La necesidad que tiene un Centro educativo de mantener una relación fluida con su entorno y con la comunidad de la que forma parte, convierten la comunicación externa en una actividad necesaria para transmitir sus valores y la filosofía de la organización, pero también para establecer un flujo de información que va a servir de nexo entre la entidad y su base de usuarios.

Por eso, hay que saber definir los objetivos de la comunicación externa, en base al papel que juega esta actividad estratégica, pero también conociendo los medios y la absoluta necesidad de diseñar un plan de comunicación que defina las líneas maestras por las que se desarrollarán las acciones concretas.

En qué consiste la comunicación externa

La comunicación externa es una de las principales herramientas de proyección con las que cuenta el centro a la hora de transmitir sus valores, su filosofía y la misión por la que lleva a cabo su actividad. Es decir, se trata de la forma que tiene como organización de comunicarse con su entorno y hacerle partícipe de sus inquietudes y de su razón de ser, a la vez que trata de establecer unos canales de recepción de feedback.

Debemos pensar que la importancia de la comunicación es inmensa, sobre todo en el momento actual donde el acceso a la información de nuestro público ha variado. Por eso, la relación del centro con su entorno y la capacidad para externalizar sus valores y el porqué de su existencia, se traducirá en una aceptación por parte del entorno.

Funciones

Las funciones de la comunicación externa son, principalmente, las relativas al envío de información a todo el entorno de la empresa, pero al mismo tiempo también de búsqueda de la información necesaria. Con este intercambio de información, logramos que fluya en la dirección que nos conviene, consiguiendo que se extiendan el mensaje y los contenidos que nos interesan.

Esto supone que la comunicación con el entorno debe obedecer a unas directrices previas y a unos objetivos prefijados ya que se trata de una acción estratégica. De esta forma, vamos a trabajar la comunicación de manera que se alcancen estas metas. Pero, ¿qué metas u objetivos son esos?

Objetivos

Entre los principales objetivos de la comunicación externa, hay que pensar que más allá de la transmisión de la filosofía y de los valores y la misión de la entidad, está la de alcanzar metas más concretas, como pueden ser:

• Mejorar la valoración  por parte del entorno cercano y consolidar su imagen dentro de la comunidad. Hay que pensar que el conocimiento de nuestras actividades que tienen los miembros del barrio o población de influencia.
• Aumentar la implicación de nuestra comunidad(padres, profesores, alumnos y otros entes) de influencia con el centro.
• Aprovechar los canales que las nuevas tecnologías aportan y crear una comunidad en la web.

Los canales que se pueden utilizar para conseguir los objetivos anteriormente citados son muchos y variados dependiendo del grupo a que dirijamos y del nivel de confidencialidad que queramos, aspecto muy importante y que debemos tener el cuenta. Todos los centros de mi comunidad disponen de una página web en que se publican todos los aspectos interesantes del centro que el entorno debe conocer, así como links a diferentes blog de profesores y alumnos. Por otra parte disponemos de la plataforma rayuela que es un excelente vehículo para la comunicación con toda la comunidad (padres, profesores y alumnos).

El planteamiento desde mi punto de vista sería potenciar estas herramientas que ya disponemos y hacer un uso adecuado de las mismas, ya que en muchos casos están infrautilizadas y no siempre actualizadas.

La estrategia y el diseño de un plan de comunicación externa son las que van a dirigir nuestros pasos y las acciones para alcanzar los objetivos al establecer un flujo de comunicación con su entorno. Se trata, por tanto, de una función táctica y estratégica que no debe desarrollarse a base de acciones aisladas, sino que debe seguir los parámetros de una planificación previa donde los pasos se encaminen hacia la consecución de unos objetivos previstos.

Hay que pensar que en la comunicación externa no solo interviene el mensaje que la propia entidad externaliza, su entorno y la percepción que se tiene de ella son también determinantes. Por eso, la importancia de una previsión de todos estos factores de influencia ayuda a diseñar un plan de comunicación capaz de cumplir los objetivos.

Por tanto, el plan de comunicación externa requiere que se marquen unos objetivos y se formulen unas estrategias de desarrollo en las que se establezcan las acciones a llevar a cabo. Buscando la fluidez del mensaje, el diseño del plan de comunicación con las acciones y los objetivos asegura una coherencia absolutamente necesaria.